Datos y procesos
Catálogo de propiedades obligatorias del CRM
Plantilla para decidir qué campos son obligatorios, en qué etapa y por qué. Con la columna que casi nadie llena: qué se rompe si el dato falta.
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Un campo obligatorio se justifica por lo que se rompe cuando falta. Si no puedes escribir esa frase, el campo no es obligatorio: es una preferencia. Esta hoja tiene una columna para escribirla, y esa columna es la que decide qué entra al catálogo y qué se queda fuera.
Puntos clave
- La obligatoriedad va por etapa, no por objeto. Es la diferencia entre un dato real y un dato inventado para poder guardar.
- La columna «qué se rompe si falta» es el filtro. Sin ella el catálogo crece hasta que nadie lo respeta.
- Un campo obligatorio con vacíos no es un problema de disciplina: es una regla mal puesta.
¿Qué resuelve esta plantilla?
Resuelve la discusión de si un campo debe ser obligatorio, convirtiéndola en una pregunta que se contesta con hechos: qué proceso se cae si el dato no está. Casi todos los catálogos de propiedades que hemos auditado tienen el problema contrario, el de la lista larga: cuarenta campos marcados como indispensables porque en algún momento alguien los quiso en un reporte.
El resultado de esa lista larga siempre es el mismo. La gente encuentra la vuelta: escribe un punto, un cero, «N/A». El portal se llena de datos que parecen completos y no lo están. Un vacío se detecta en un reporte; un cero, no.
¿Por qué la columna «obligatorio desde» es la importante?
Porque separa el momento en que quieres el dato del momento en que el dato existe. El monto de un negocio no existe cuando el negocio se crea: existe cuando se envió la propuesta. Pedirlo antes no adelanta nada, produce un número falso.
| Campo | Si se pide al crear | Si se pide en su etapa |
|---|---|---|
| Monto del negocio | El vendedor escribe 1 para poder guardar | El número sale de la propuesta enviada |
| Fecha de cierre | Todo cae en el mes actual | Refleja lo que acordó con el cliente |
| Motivo de pérdida | No aplica | Se llena con el negocio fresco en la memoria |
| Industria de la empresa | Se elige «Otro» | Se enriquece antes de calificar |
En HubSpot esto se configura con las propiedades condicionales de etapa del pipeline, no marcando el campo como obligatorio en su definición. Es la misma distinción: obligatorio para avanzar, no obligatorio para existir.
¿Cómo se llena?
La hoja trae tres pestañas. En Propiedades va una fila por campo que use alguien de verdad; si nadie mira el dato, no entra al catálogo aunque exista en el portal. En Revisión se anota una vez al mes cuántos registros tienen ese campo vacío. En Instrucciones está el orden de operaciones completo.
Los renglones de ejemplo vienen llenos con diez propiedades que aparecen en casi cualquier portal B2B. Sirven de referencia de redacción; bórralos cuando tengas los tuyos.
¿Cada cuándo se revisa?
Una vez al mes, y la revisión consiste en mirar los vacíos. Un campo obligatorio con doce por ciento de registros vacíos te está diciendo una de dos cosas: que se pide antes de que el dato exista, o que quien lo llena no sabe de dónde sacarlo. Ninguna de las dos se arregla insistiendo.
Este catálogo es el paso previo a limpiar el portal. Si limpias sin él, en tres meses vuelves al mismo punto; el orden correcto está en cómo limpiar los datos de tu CRM. Y cuando el catálogo esté listo, el siguiente es la plantilla de pipeline de ventas, que es donde se define en qué etapa se vuelve obligatorio cada campo.
Preguntas frecuentes
¿Cuántas propiedades obligatorias debería tener un CRM?
Menos de las que crees. Una regla que funciona: si no puedes escribir qué se rompe cuando el dato falta, la propiedad no es obligatoria. La mayoría de los portales sanos operan con entre cinco y doce campos obligatorios repartidos entre etapas, no con cuarenta al crear el registro.
¿Por qué la obligatoriedad va por etapa y no por objeto?
Porque pedir el monto al crear un negocio hace que el vendedor escriba un peso para poder guardar. El dato existe pero es falso, y es peor que el vacío: el vacío se ve en un reporte y el uno no. Cada campo se vuelve obligatorio cuando la información ya existe en la realidad.
¿Qué hago con una propiedad obligatoria que tiene muchos vacíos?
Averiguar por qué antes de reforzar la regla. Un campo obligatorio con 12% de vacíos no es obligatorio: es una regla que alguien está esquivando, y casi siempre porque se pide antes de que el dato exista o porque nadie sabe de dónde sacarlo.