¿Cuánto cuesta el trabajo manual?
Nadie tiene una partida en el presupuesto que diga «copiar y pegar», y aun así se paga todos los meses. Pon el sueldo y la gente de cada área, marca lo que tu equipo repite, y te decimos qué cuesta al año y cuánto de eso se puede quitar.
- Gratis
- Un sueldo por área
- El correo, hasta el final
Cómo se arma la cuenta
Una cifra sobre el costo de la operación solo sirve si quien la lee puede desarmarla. Estos son los cuatro pasos y los supuestos de cada uno; si alguno no encaja con tu empresa, se cambia.
Paso 1 de 4
Cada área cuesta distinto
Un promedio único deforma el resultado en las dos direcciones a la vez, así que cada área lleva su propio sueldo y su propio costo por hora.
- Al sueldo mensual bruto de cada área se le aplica un factor de 1.4 por IMSS, aguinaldo, vacaciones y prima vacacional.
- Se divide entre 173 horas al mes, que es una jornada de 40 horas semanales prorrateada.
- Una hora de ventas y una de soporte no valen lo mismo, y la misma tarea cuesta distinto según quién la haga.
Paso 2 de 4
Cuántas horas se van
Dentro de cada área, cada tarea se cuenta por separado: las personas del área por las horas que le dedica cada una a la semana.
- Las horas se piden en promedio por persona, así que una tarea que solo hacen dos de seis se anota como el promedio del área.
- El año son 48 semanas: 52 menos vacaciones y días festivos.
- Contar tarea por tarea evita el número redondo que nadie se cree y deja ver cuál pesa más.
Paso 3 de 4
Qué parte se puede quitar
No todo el trabajo manual desaparece. Cada tarea lleva una estimación de cuánto se automatiza, y la decides tú.
- Tres tramos: poco (30%), buena parte (60%) y casi todo (85%).
- La sugerencia sale de lo que hemos automatizado en portales reales, no de una cifra de mercado.
- Bájala en las tareas donde tu equipo aporte criterio y no solo dedos.
Paso 4 de 4
Las horas, contadas en personas
Es la cifra que hace clic en una junta de dirección. Un costo anual se discute; una plaza entera dedicada a copiar datos se entiende sola.
- Las horas del año se dividen entre 2,076, que es lo que trabaja una persona en un año.
- No significa que sobre gente: son horas repartidas entre varias personas que vuelven a lo suyo.
- La cuenta entera ocurre en tu navegador; lo que se guarda es el escenario con el que pulsaste calcular.
Lo que se repite en cada área
Salieron de revisar cómo trabajan equipos de ventas, marketing, servicio y administración: son las que aparecen una y otra vez. El porcentaje es nuestra estimación de cuánto se automatiza; en la calculadora lo mueves tú.
Ventas
Quien prospecta, cotiza y cierra. Es el área donde el trabajo manual se paga más caro, porque cada hora de captura es una hora que no se pasa con un cliente.
- Tareas
- 4
- Horas/semana
- 11
- Automatizable
- 69%
Capturar y actualizar el CRM
Teclear lo que ya existe en otro lado: los datos de un correo, la tarjeta de una feria, la etapa del negocio después de una llamada.
Casi todo se puede quitar85%4 h/semana por persona de partida
Dar seguimiento uno por uno
Escribir el mismo correo de siempre con el nombre cambiado, y acordarse de a quién tocaba hoy sin que se caiga nadie.
Buena parte se puede quitar60%3 h/semana por persona de partida
Preparar cotizaciones y propuestas
Abrir la última, cambiar el nombre y los precios, y revisar dos veces que no quedara nada del cliente anterior.
Buena parte se puede quitar60%2 h/semana por persona de partida
Reunir información antes de una reunión
Rastrear el correo, el chat y la carpeta compartida para reconstruir qué se habló con este cliente y en qué quedaron.
Buena parte se puede quitar60%2 h/semana por persona de partida
Marketing
Quien genera la demanda y la mide. Acumula el trabajo de exportar, cuadrar y volver a exportar, que es el que menos se ve y el que más se repite.
- Tareas
- 4
- Horas/semana
- 10
- Automatizable
- 78%
Armar los reportes a mano
Exportar de dos o tres plataformas, pegar en una hoja de cálculo, cuadrar los números que no coinciden y repetirlo el mes siguiente.
Casi todo se puede quitar85%3 h/semana por persona de partida
Revisar y repartir los leads que entran
Leer cada solicitud, buscar de qué empresa viene, decidir si vale la pena y avisarle a quien le toca atenderla.
Casi todo se puede quitar85%2 h/semana por persona de partida
Limpiar listas y segmentos antes de cada envío
Exportar, quitar repetidos, corregir los campos vacíos y rearmar la lista porque la anterior ya no sirve.
Casi todo se puede quitar85%2 h/semana por persona de partida
Adaptar y publicar el mismo contenido en cada canal
Reescribir el mismo mensaje para el correo, para redes y para el sitio, y publicarlo a mano en cada uno.
Buena parte se puede quitar60%3 h/semana por persona de partida
Soporte y customer success
Quien atiende a los clientes que ya compraron. Su carga crece con la cartera, así que lo que hoy se resuelve a mano deja de dar abasto al doble de clientes.
- Tareas
- 4
- Horas/semana
- 11
- Automatizable
- 67%
Responder las mismas preguntas de siempre
Precios, tiempos de entrega, qué incluye y qué no: la misma respuesta escrita otra vez porque no está a mano en ningún lado.
Buena parte se puede quitar60%4 h/semana por persona de partida
Registrar y clasificar lo que entra
Abrir el caso, etiquetarlo, decidir de qué tipo es y avisarle a quien le corresponde atenderlo.
Casi todo se puede quitar85%3 h/semana por persona de partida
Revisar cuenta por cuenta cómo va cada cliente
Entrar a cada cuenta, mirar qué usa y qué dejó de usar, y anotar a mano quién está en riesgo de irse.
Buena parte se puede quitar60%2 h/semana por persona de partida
Pasar casos y contexto a otra área
Copiar el historial a un correo o a otro sistema para que ventas o producto entiendan de qué se trata.
Buena parte se puede quitar60%2 h/semana por persona de partida
Administración y cobranza
Quien factura, concilia y cobra. Es el área con las tareas más repetidas y más regladas de la empresa, y también donde un error se paga con una factura cancelada o un pago que nadie reclamó.
- Tareas
- 4
- Horas/semana
- 11
- Automatizable
- 74%
Emitir y timbrar las facturas
Volver a teclear en el portal lo que ya estaba en la cotización, timbrar, guardar el PDF y el XML, y mandarlo por correo uno por uno.
Casi todo se puede quitar85%3 h/semana por persona de partida
Conciliar los pagos con el banco
Bajar el estado de cuenta, cruzar cada depósito contra la factura que le toca y perseguir el que llegó sin referencia.
Buena parte se puede quitar60%3 h/semana por persona de partida
Perseguir la cobranza vencida
Revisar quién debe y desde cuándo, escribir el recordatorio de siempre y volver a escribirlo dos semanas después.
Casi todo se puede quitar85%3 h/semana por persona de partida
Armar el paquete para contabilidad
Juntar comprobantes, complementos de pago y hojas de cálculo cada mes, y contestar los correos de lo que falta.
Buena parte se puede quitar60%2 h/semana por persona de partida
Preguntas sobre la calculadora
¿Cómo se calcula el costo del trabajo manual?
Área por área. Dentro de cada una se multiplica el número de personas por las horas que cada una dedica a la semana a cada tarea, y el resultado por 48 semanas al año. Esas horas se valoran al costo por hora de esa área, que sale de su sueldo mensual bruto multiplicado por 1.4 y dividido entre 173 horas al mes.
¿Por qué se pide un sueldo por área y no uno solo?
Porque un ejecutivo de ventas, alguien de marketing, una persona de soporte y quien lleva la facturación no cuestan lo mismo, y con un promedio único la misma tarea sale sobrevaluada en un área e infravalorada en otra. Separarlo además deja ver dónde duele más el trabajo manual, que no siempre es donde más horas se van.
¿Qué supuestos usa la calculadora?
Tres: un factor de prestaciones de 1.4 sobre el sueldo bruto, una jornada de 40 horas semanales equivalente a 173 horas al mes, y 48 semanas trabajadas al año descontando vacaciones y días festivos. Los tres están a la vista en el resultado para que puedas ajustarlos con los sueldos si tu caso es distinto.
¿De dónde salen los porcentajes de lo que se puede automatizar?
De las automatizaciones que hemos construido en implementaciones reales, no de un estudio publicado. Por eso vienen como sugerencia y se cambian tarea por tarea, hasta que el número final lo pongas tú.
¿Se guardan los números que escribo?
Sí. Al pulsar «Comenzar el cálculo» se envía tu escenario junto con tu correo, con los sueldos, las personas y las tareas de cada área, y queda registrado en nuestro CRM: es lo que nos permite escribirte sobre tu caso en vez de mandarte un texto genérico. El resultado ya no se edita: si quieres probar otros números, se empieza de nuevo, y ese segundo escenario también se envía.
¿Cuánto de este costo es realista recuperar el primer año?
Menos que el total que muestra la calculadora. Una automatización tarda en construirse, el equipo tarda en confiar en ella y siempre queda un porcentaje de casos raros que se siguen atendiendo a mano. Trata la cifra de horas recuperables como el máximo al que se puede aspirar, y concentra el primer año en las dos o tres tareas de arriba.
¿Qué hago con el resultado?
El resultado reparte las tareas en tres bandas —prioridad alta, media y baja— según lo que pesan entre dinero y horas: las de arriba son la mitad del problema. Empieza por la primera de la banda alta que además tenga un ahorro alto, que es donde el mismo esfuerzo de implementación devuelve más horas. Si quieres revisarlo con nosotros, el botón de agendar una reunión lleva tus cifras al formulario de contacto y no hay que volver a escribirlas.
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